Tegenwoordig gaat steeds meer digitaal. We schrijven geen brieven meer; we mailen. We hebben geen face to face vergaderingen meer; we houden conference-calls. En we hebben geen archieven meer; we hebben digitale dossiers. Dit laatste is onderdeel van het tijdperk van de digitalisering voor ondernemers. Wanneer is het tijd voor digitalisering voor jouw bedrijf? En hoe doe je dit?

Signalen voor digitalisering

Werk jij graag thuis, maar liggen alle documenten nog op kantoor? Of ben jij het zat om alle dossiers heen en weer te sjouwen van huis naar werk en naar de koffietent op de hoek? Dan wordt het tijd voor de digitalisering van jouw bedrijf. Door digitalisering heb je alle documenten die je nodig hebt altijd online bij de hand. Vanuit huis werken is een stuk makkelijker op die manier.

Digitalisering van een onderneming heeft enorme voordelen: alles is voor alle werknemer bereikbaar via het internet. Zo kunnen meerdere werknemers aan hetzelfde dossier werken en hoeft niemand te sjouwen met dossiers en andere documenten.

Digitalisering is overigens ook een milieubewuste keuze. Door alles elektronisch op te slaan, hoeft er minder geprint te worden. Minder printwerk is minder papier en dat is uiteraard beter voor het milieu.

Als jij die extra archiefruimte wel kan gebruiken, omdat jouw bedrijf begint te groeien, is digitaliseren al helemaal aan te raden. Er komt heel wat ruimte vrij hierdoor.

Hoe werkt digitalisering?

Om te digitaliseren moet al het papierwerk ingescant worden om deze digitaal te krijgen. Een digitaal archief maakt alle documenten op één plek bereikbaar. Digitaliseren is een enorme klus en kun je beter uitbesteden aan een professional. Het digitaliseren gebeurt doorgaans in overleg, want het digitale dossier moet natuurlijk wel naar eigen wensen worden ingericht. Ook personeelsdossiers kunnen gedigitaliseerd worden. Deze worden in een aparte ruimte ingescant om hier voorzichtig mee om te gaan. Vervolgens wordt ervoor gezorgd dat niet iedereen bij elkaars personeelsdossier kan. Alleen het eigen dossier wordt beschikbaar gesteld voor de werknemers.

De digitalisering uit handen geven lijkt misschien een beetje “eng” in het eerste opzicht. Een externe partij gaat door alle bedrijfsdossiers heen en komt misschien vertrouwelijke informatie tegen. Hier hoef je je echter geen zorgen over te maken: dit wordt in een beveiligde aparte ruimte gedaan. Natuurlijk kun je er ook kiezen om de bedrijfsgevoelige informatie zelf te digitaliseren.

Je kunt er uiteraard ook voor kiezen om de gehele digitalisering zelf te doen. Het is een enorme klus, maar je kunt hierbij advies en begeleiding krijgen van een professionele partij.